Diagramme de Venn

Avant d'organiser une réunion pour mettre en œuvre cette technique, vous devrez vous y préparer. Tout d'abord, vous devez choisir le sujet de l'exercice. Il peut s'agir d'un aperçu de votre territoire en général ou seulement de thématiques spécifiques (éducation, santé...) qui seront examinées. Ensuite, trouvez des personnes qui participeront à la réunion : trouvez les informateurs clés et demandez-leur de choisir un lieu pour faire l'exercice. Faites en sorte que les informateurs clés soient issus de différents secteurs de la communauté. Trouvez également des participants qui connaissent les fonctions de l'organisation et qui ont fait appel aux services de ces organisations. Les groupes mixtes sont préférables car ils permettent un plus large éventail de perspectives. Il est également possible de comparer des groupes divisés selon le sexe, l'âge, .... Enfin, il faut préparer des cercles de différentes tailles et de grandes feuilles (l'exercice doit être facilité sur le terrain pour une meilleure participation et une meilleure discussion). Il est utile de savoir dans quelle mesure les organisations existantes contribueraient à la réalisation des activités proposées dans le cadre du projet. Préparez également des marqueurs.

Pour tirer pleinement parti de cet exercice, vous allez d'abord évaluer l’efficacité des principaux acteurs, institutions, organisations et individus, puis évaluer les relations entre eux. i) Évaluer l’efficacité : Expliquez l'objectif de l'exercice. Expliquez clairement la procédure de l'exercice ; nous essayons d'évaluer l'importance de l'organisation telle qu'elle est perçue par la communauté, son efficacité en termes de services fournis et les raisons de son efficacité ou de son inefficacité. La perception des organisations et de leur efficacité est vérifiée par des diagrammes visuels. Tout d'abord, la taille du "cercle" indique l'importance perçue. Ensuite, la distance entre le cercle et la communauté indique l'efficacité de la prestation du service. Demandez aux participants d'identifier les principales parties prenantes, institutions, organisations et personnes qui sont pertinentes, soit en général, soit pour une question spécifique. Il est souhaitable de sélectionner un domaine et de leur demander de dresser la liste de ceux qui répondent à leurs besoins. Cela les aiderait à réfléchir de manière systématique. Notez les noms dans chaque domaine (faites un tableau). Aidez les participants à dessiner un grand cercle ou un carré qui représente le territoire. Sélectionnez les principaux acteurs, institutions, organisations ou individus dans la liste énumérée par les participants. Demandez-leur s'ils considèrent que l'acteur qu'ils ont choisi est "plus important" ou "moins important". S'ils disent "plus important", demandez-leur de choisir un grand cercle ; et s'ils disent "moins important", laissez-les choisir un cercle plus petit. Ne laissez pas un participant dominer. Une fois le cercle choisi, aidez-les à le positionner par rapport au "cercle central", qui représente la région. La distance entre le cercle central (la région) et le cercle plus ou moins grand choisi indique l'efficacité des services rendus par l'acteur choisi. Plus la distance entre la région et le cercle choisi est grande, plus l'efficacité de celui-ci est faible. Il convient de noter, à ce stade, que la taille du cercle peut signifier l'importance tandis que la distance peut signifier l'accessibilité. Permettez aux parties prenantes de déplacer les cercles si elles le souhaitent, au fil du temps. Choisissez le cercle suivant sur votre liste et répétez la même chose pour toutes les organisations. Ne sautez pas, ne vous précipitez pas. Donnez aux participants suffisamment de temps pour discuter, débattre et parvenir à une conclusion sur une organisation. Ne faites pas de suggestions. Dans le même temps, essayez de faire en sorte que chaque organisation soit évaluée objectivement et fasse l'objet d'un rapport. A la fin de l'exercice, demandez à l'un des participants d'expliquer l'exercice et ses résultats à ses collègues et aux autres participants qui se sont rassemblés autour. N'oubliez pas de récupérer tous les détails des résultats de l’atelier. ii) Évaluer la relation : Une meilleure coordination entre les organisations opérant dans les zones rurales permet de fournir en temps voulu des services au meilleur coût aux populations et a évidemment un impact positif. Demandez aux participants d'identifier les principaux acteurs, institutions, organisations et personnes responsables de la prise de décision dans une communauté ou une organisation. Demandez-leur de décrire le degré de contact et de chevauchement entre eux en termes de prise de décision. Il y a chevauchement si une organisation demande à l'autre de faire quelque chose ou si elles coopèrent entre elles dans le cadre d'une activité. Demandez aux participants de dessiner des cercles pour représenter chaque partie prenante, institution, organisation et individu, la taille des cercles indiquant leur importance ou leur portée. Les cercles sont disposés de telle manière que des cercles séparés ne représentent aucun contact entre eux, tandis que des cercles qui se touchent indiquent qu'il y a une coordination entre eux. Un petit chevauchement indique un certain degré de coopération tandis qu'un grand chevauchement reflète une coordination considérable. Discutez du résultat de l'exercice et de ses implications pour les activités futures.

Après la réunion, répétez l'exercice avec un autre groupe de participants pour une vérification croisée puis analysez et discutez les résultats.