Bürgerworkshop Tengen – Digitaler Prozess

Um bestehende Verwaltungsprozesse für die BürgerInnen und die Stadt zu vereinfachen, veranstaltete der Bürgermeister der Stadt Tengen, Marian Schreier, einen Bürgerworkshop, bei dem der Vorgang der digitalen Mülltonnenverwaltung besprochen wurde. Bisher musste für eine Neubestellung, Änderung oder Abbestellung der Mülltonnen das Amt von den BürgerInnen persönlich besucht werden. Zukünftig kann dieser Prozess online und bequem vom PC zuhause aus durchgeführt werden.

Deutschlandweit ist dies der erste digitale Prozess, bei dem die Bürger aktiv in die Entwicklung mit eingebunden wurden und die Durchführung folglich nach dem Bottom-Up-Prinzip gestaltet wurde. Das Projekt ist auf jede andere Kommune adaptierbar.

In einem ersten Schritt wurden die bestehenden, analogen Prozesse erhoben und Optimierungspotenziale aus Verwaltungssicht identifiziert. Innerhalb des Workshops erarbeiteten die BürgerInnen anhand verschiedener Fälle (z.B. Mülltonne soll ausgetauscht werden, Neubestellung einer Mülltonne) einen idealen Prozessablauf der digitalen Mülltonnenverwaltung. Außerdem wurden die bisherigen Entwürfe der späteren Formularmasken sprachlich und visuell geprüft. Abschließend erfolgte ein Abgleich des idealen Prozessablaufs aus Bürgersicht und der Verwaltungsperspektive.
Die praktische technische Umsetzung dieses Prozesses erfolgte dann im Projekt SmartVillages in Zusammenarbeit mit der Bodensee Standort Marketing GmbH. Abschließend wurden die BürgerInnen aus dem Workshop eingeladen, das Tool als Pilotnutzer zu testen und entsprechendes Feedback zu geben, wodurch der Vorgang nochmals angepasst wurde. Somit wurde der ideale Prozessablauf sowohl aus Bürger- als auch Verwaltungssicht abgeglichen.
Die Dienstleistung des Austauschs, Neubestellung oder Abbestellung der Mülltonnen wird den Bürgern der Stadt Tengen auf der landesweiten Plattform http://www.service-bw.de angeboten.

Zur Stadt Tengen im Landkreis Konstanz gehören die heute eingemeindeten, früher selbstständigen Gemeinden Beuren am Ried, Blumenfeld, Büßlingen, Talheim, Uttenhofen, Watterdingen, Weil und Wiechs am Randen.

Finanzierung: Der Großteil der benötigten Mittel konnte über den Projektpartner Bodensee Standort Marketing aus dem Förderprogramm "Alpine Space" und dem dazugehörigen Fördertopf des Projekts "SmartVillages" finanziert werden.
Human Resources: Die Bevölkerung von Tengen wurde - wie inzwischen in Tengen üblich - zur aktiven Mitwirkung aufgefordert. Die Stadt lud 12 Bürgerinnen und Bürger im Rahmen ihrer "Innovationswerkstatt Bürgerservice" dazu ein, aktiv an diesem Projekt zur Digitalisierung des Verwaltungsprozesses mitzuwirken.

Die Bereitschaft zur Nutzung des digitalen Dienstes seitens der Bürger der Stadt Tengen ist dadurch gewährleistet, da sie sich mit dem Prozess identifizieren können.

In einem ersten Schritt wurden die bestehenden, analogen Prozesse erhoben und Optimierungspotenziale aus Verwaltungssicht identifiziert.
Im zweiten Schritt in diversen Workshops, erarbeiteten die BürgerInnen anhand verschiedener Fälle (z.B. Mülltonne soll ausgetauscht werden, Neubestellung einer Mülltonne) einen idealen Prozessablauf der digitalen Mülltonnenverwaltung.
Abschließend erfolgte ein Abgleich des idealen Prozessablaufs aus Bürgersicht und der Verwaltungsperspektive, denn die Bürger durften den Prozess als Pilotnutzer testen.

Dies ist ein Pilotprojekt, das nur ein Anfang ist, aber dennoch ein kleines, digitales Licht in die veraltete, überwiegend analoge deutsche Bürokratie wirft. Natürlich besteht für andere Kommunen die Möglichkeit, das Tengener System entsprechend für Ihre Belange zu adaptieren. Durch solche Pilotprojekte kann auch anderen Kommunen und Verwaltungen aufgezeigt werden, wie Digitalisierung in Verwaltungsstrukturen aussehen kann.